Nella pratica

Pianificazione a breve termine (1 o 2 settimane)

Obiettivo: mantenere la pianificazione dei prossimi giorni il più possibile concreta, senza lacune e stabile.

• Usare la vista Settimana o Mese.
• Utilizzare il controllo dell'utilizzo tramite la percentuale in prima riga o il grafico di utilizzo.
• Ignorare le posizioni vacanti: in genere non rilevanti nella pianificazione a breve termine.
• Puntare a un utilizzo vicino al 100 %, con piccole riserve per impieghi spontanei o malattie. Più si guarda al futuro, più l'utilizzo può essere basso.

Grado di prenotazione e utilizzo

Se il grado di prenotazione è sotto il 100 % (su una o più prenotazioni della stessa persona), incide direttamente sull'utilizzo: la persona, e di conseguenza l'organico, non è pienamente utilizzata. Maggiori informazioni sul grado di prenotazione.

Grafico di utilizzo senza posizioni vacanti

Esempio di lettura: nei primi quattro giorni tutti i collaboratori sono prenotati, tranne una persona in assenza. Dal quinto giorno una persona è disponibile, l'ultimo giorno due. Possono essere prenotate o lasciate come riserva.

Senza posizioni vacanti l'utilizzo massimo è normalmente del 100 %. Eccezione: se una prenotazione supera l'orario di lavoro standard (ad es. 10 ore invece di 8), l'utilizzo sale oltre il 100 %.

Pianificazione delle risorse a medio / lungo termine (da 2 settimane a 1 anno)

Obiettivo: verificare se un progetto pianificato può essere coperto con la capacità interna disponibile (verifica di capacità).

1. Inserire progetto e posizioni vacanti
   • Creare il progetto nella vista Progetti.
   • Durante la durata del progetto prenotare le posizioni vacanti necessarie (Posizioni vacanti).
2. Verificare visivamente la capacità tramite il grafico di utilizzo.
3. Prendere la decisione
   • Realizzabile: confermare il progetto, le posizioni vacanti restano come segnaposto.
   • Non realizzabile: rinviare, adattare o rifiutare. In caso di rifiuto selezionare e cancellare prima tutte le prenotazioni, poi il progetto.
4. Trasferire le posizioni vacanti ai collaboratori (esempio: posizione vacante di capoprogetto):
   • Passare alla vista Collaboratori e filtrare per ruolo.
   • Tornare nella vista Progetti.
   • Selezionare tutte le prenotazioni della posizione vacante (tasto ALT o CTRL).
   • Cliccare su «Modifica» e scegliere il collaboratore adatto.
   • Ripetere per gli altri ruoli.
5. Risoluzione automatica: non appena tutte le voci di una posizione vacante sono state assegnate, il sistema cancella la posizione vacante. La pianificazione è interamente rappresentata.