Anwendung in der Praxis

Kurzfristige Planung (1–2 Wochen)

Ziel: Die Einsatzplanung für die kommenden Tage möglichst konkret, lückenlos und stabil halten.

• Wochen- oder Monatsansicht verwenden.
• Auslastungskontrolle über die Prozentzahl in der obersten Zeile oder die Auslastungsgrafik nutzen.
• Vakanzen ignorieren: In der Kurzfristplanung in der Regel nicht relevant.
• Auslastung nahe 100 % anstreben, mit kleinen Reserven für Spontaneinsätze oder Krankheit. Je weiter in der Zukunft, desto geringer darf die Auslastung sein.

Dispositionsgrad und Auslastung

Liegt der Dispositionsgrad unter 100 % (bei einer oder mehreren Buchungen derselben Person), wirkt sich das direkt auf die Auslastung aus: Die Person und damit die Belegschaft sind nicht voll ausgelastet. Mehr zum Dispositionsgrad.

Auslastungsgrafik ohne Vakanzen

Beispiel-Interpretation: In den ersten vier Tagen sind alle Mitarbeitenden gebucht, ausser einer Person mit Absenz. Ab Tag 5 ist eine Person verfügbar, am letzten Tag zwei. Diese können gebucht oder als Reserve freigelassen werden.

Die maximale Auslastung beträgt ohne Vakanzen normalerweise 100 %. Ausnahme: Überschreitet eine Buchung die Standardarbeitszeit (z. B. 10 Stunden statt 8), steigt die Auslastung über 100 %.

Mittel- bis langfristige Ressourcenplanung (2 Wochen – 1 Jahr)

Ziel: Prüfen, ob ein geplantes Projekt mit den verfügbaren internen Kapazitäten abgedeckt werden kann (Kapazitätsprüfung).

1. Projekt und Vakanzen erfassen
   • Projekt in der Projektansicht erstellen.
   • Während der Projektdauer die benötigten Vakanzen buchen (Vakanzen).
2. Kapazität visuell prüfen über die Auslastungsgrafik.
3. Entscheidung treffen
   • Durchführbar: Projekt freigeben, Vakanzen bleiben als Platzhalter.
   • Nicht durchführbar: Projekt verschieben, anpassen oder ablehnen. Beim Ablehnen zuerst alle Buchungen markieren und löschen, dann das Projekt.
4. Vakanzen an Mitarbeitende übertragen (Beispiel: Projektleiter-Vakanz):
   • In die Mitarbeiteransicht wechseln und nach Rolle filtern.
   • Zurück in die Projektansicht.
   • Alle Buchungen der Vakanz markieren (ALT-Taste oder CTRL).
   • «Bearbeiten» klicken und passenden Mitarbeitenden wählen.
   • Für weitere Rollen wiederholen.
5. Automatische Auflösung: Sobald alle Einträge einer Vakanz zugewiesen sind, löscht das System die Vakanz. Die Planung ist vollständig abgebildet.