Berechnungslogik
Für alle, die es genau wissen wollen: Formeln, Rechenwege und Sonderfälle.
Grundformel
Auslastung % = (Gesamtbedarf / Gesamtverfügbare Kapazität) × 100
Gesamtbedarf = Geplante Arbeit + Vakanzbuchungen + Absenzen
- Geplante Arbeit (nur reguläre Mitarbeitende): alle Projekt- und Serviceauftragsbuchungen, Info-Buchungen mit Dispositionsgrad > 0 %.
- Vakanzbuchungen: Einsätze ohne namentliche Zuweisung.
- Absenzen: Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten.
Gesamtverfügbare Kapazität = Summe der hinterlegten Sollstunden. Fehlen Sollstunden für Samstag oder Sonntag, wird als Tageskapazität der Durchschnitt der Wochentage genommen.
Schritt-für-Schritt-Beispiel
5 Mitarbeitende am Montag, je 8h Soll → Kapazität 40h.
| Person | Buchung |
|---|---|
| A | 8h Projekt A |
| B | 6h Projekt B |
| C | 8h Absenz (Urlaub) |
| D | 4h Projekt C |
| E | 8h Projekt D |
| Vakanz | 8h Projekt D |
Berechnung:
- Geplante Arbeit = 8 + 6 + 4 + 8 = 26h
- Absenzen = 8h
- Vakanzen = 8h
- Gesamtbedarf = 26 + 8 + 8 = 42h
- Auslastung = (42 / 40) × 100 = 105 %
Ergebnis: Team für diesen Tag 5 % überbucht.
Weitere Metriken:
- Verfügbar nach geplanter Arbeit = 40 - 26 - 8 = 6h → Vakanzen (verfügbar) = 6h
- Freie Kapazität =
max(0, 6 - 8)= 0h (negative Kapazität wird als 0 dargestellt, Person ist voll oder überbucht) - Fehlende Kapazität =
abs(min(0, 6 - 8))= 2h → Vakanzen (fehlend) = 2h
Interpretation: Die 6 verfügbaren Stunden decken 6 von 8 Vakanz-Stunden. In der Grafik: 6h Vakanz (verfügbar) + 2h Vakanz (fehlend).
Formeln zur Auslastungsberechnung
| Grösse | Beschreibung | Formel | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Man-hours (MH) | Summe aller geplanten Stunden einer Person (absolut) | = ∑ Buchungsdauern an einem Tag | 2.5h + 5h + 1.5h = 9h |
| Man-Days | Tagesauslastung einer Person (relativ) | = (MH / Sollstunden) × 100 | (9/8) × 100 = 112.5 % |
| Man-Days Belegschaft | Auslastung in Tages-/Wochen-/Monatsansicht | = (∑ MH) / (Sollzeit × Anz.) × 100 | (8+9+7+10) / (4×8) × 100 = 106.25 % |
| Man-Weeks | Wochenauslastung einer Person | = (MH1..MH5) / (SA1..SA5) × 100 | (8+7+9+8+10) / (5×8) × 100 = 105 % |
| Man-Weeks Belegschaft | Auslastung in der Jahresansicht | wie Man-Weeks, aufsummiert über alle Personen | Mit 2 Personen: ((8+9)+(8+8)..)/((2×8)×5) × 100 = 102.5 % |
Wochenendarbeit
Wenn an Samstag/Sonntag keine Sollzeit hinterlegt ist (empfohlen), aber trotzdem gearbeitet wird, dient der Durchschnitt der Wochentage als Bezugsgrösse. Das Ergebnis liegt automatisch über 100 %. Ohne Buchung zeigt der Tag 0 % (und wird in der Wochen-/Monatsansicht nicht dargestellt). Die Stunden fliessen in die Wochen-Auslastung von Monats- und Jahresansicht ein.
Beispiel:
| (h) | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Geplante Arbeit | 8 | 10 | 6 | 8 | 8 | 4 | 0 |
| Sollzeit | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 0 | 0 |
| Tagesauslastung | 100 % | 125 % | 75 % | 100 % | 100 % | 150 % | 0 % |
- Samstag: Durchschnitt Wochentage = 8h.
1 + (4/8) = 150 %. - Sonntag: keine Buchung → 0 %.
Sonderfälle
- Wochenende: Jede Buchung ergibt Auslastung über 100 %, weil normalerweise keine Sollzeit hinterlegt ist.
- Teilzeit: Pensum fliesst aktuell nicht direkt ein. Best Practice: Das reduzierte Pensum über Absenzen auf 100 % ergänzen.
- Temporäre: Werden separat ausgewiesen und zählen nicht zur Auslastung der regulären Belegschaft.