FAQ, Sonderfälle und typische Fehlerquellen
Typische Stolpersteine bei der Interpretation oder Berechnung der Auslastung, vor allem bei Wochenendarbeit, Feiertagen oder unvollständigen Einstellungen.
Warum zeigt die Auslastung am Wochenende mehr als 100 %?
Für Wochenenden sind standardmässig keine Sollstunden hinterlegt. Das System nutzt den Wochendurchschnitt der Arbeitstage (Mo–Fr) als Basis, Wochenendbuchungen zählen daher als Mehrleistung.
- Beispiel: 100 %-Pensum = 40h/Woche → Ø 8h/Tag. 4h Samstag → 4h zusätzlich = 150 % für diesen Tag.
- Hinweis: Die Anzeige ist technisch korrekt, sie zeigt Mehrleistung ausserhalb der Regelarbeitszeit, keine Überlast.
Warum weichen die Werte in der Jahresansicht von Tag/Woche/Monat ab?
Tag-, Wochen- und Monatsansicht zählen einen Tag nur mit, wenn eine Buchung vorhanden ist. Die Jahresansicht zählt dagegen alle Tage mit hinterlegten Arbeitszeiten, auch ohne Buchung.
- Beispiel: Samstag mit 8h Sollzeit, keine Buchung → Jahresansicht zeigt 0 % für diesen Tag, Wochenansicht zeigt ihn gar nicht.
- Lösung: Sollzeiten nur für Tage hinterlegen, an denen tatsächlich gearbeitet wird. Keine Sollzeit am Wochenende, wenn frei.
Warum verfälschen Feiertage die Auslastung in der Jahresansicht?
Feiertage haben aktuell Arbeitszeiten hinterlegt und werden vom System wie Arbeitstage behandelt. Ohne Buchung zeigt der Tag 0 % und senkt die Wochen-/Jahresauslastung künstlich.
- Lösung: Feiertage manuell als Absenz (Typ „Feiertag") erfassen, am besten zu Jahresbeginn zentral als Serientermine. Wir arbeiten daran, dies systemseitig korrekt abzubilden.
Warum werden Samstag und Sonntag in der Auslastungsgrafik ausgeblendet?
Rein zur besseren Lesbarkeit. Die Buchungen werden weiterhin in die Berechnung einbezogen, nur die Darstellung lässt diese Tage aus.
Warum wird das Pensum nicht automatisch berücksichtigt?
Das hinterlegte Pensum (z. B. 80 %) fliesst aktuell nicht in die Auslastungsberechnung ein, sie basiert auf den Vollzeit-Sollstunden.
- Beispiel: 80 %-Pensum = 32h/Woche. Wird die Person mit 32h gebucht, zeigt das System nur 80 %, obwohl sie faktisch voll ausgelastet ist.
- Lösung: Reduzierte Pensen über Absenzen abbilden, z. B. freier Freitag bei 80 %-Pensum als wöchentlicher Serientermin.
Warum unterscheidet sich die Prozentanzeige in der ersten Zeile von der Auslastungsgrafik?
Die Werte in der ersten Zeile werden gerundet dargestellt (Platzgründe). Die Berechnung ist in beiden Fällen korrekt, es ist nur eine visuelle Rundung. Eine genauere Darstellung ist in Arbeit.
Warum zeigt die Auslastung 0 %, obwohl Buchungen vorhanden sind?
Ohne hinterlegte Sollstunden fehlt die Berechnungsgrundlage. Die Buchung wird gespeichert, aber nicht ins Verhältnis gesetzt.
- Lösung: Arbeitszeiten vor der Planung hinterlegen.
Warum haben temporäre Mitarbeitende keinen Einfluss auf die Auslastung?
Temporäre Mitarbeitende werden bewusst nicht in die Kapazitätsplanung der eigenen Belegschaft einbezogen. Wir arbeiten daran, diese Einstellung konfigurierbar zu machen.
Warum zeigt die Auslastung mehr als 100 %, obwohl keine Vakanzen gebucht sind?
Eine Buchung kann die hinterlegte Sollzeit überschreiten und so eine Auslastung über 100 % erzeugen.
- Beispiel: Sollzeit 8h/Tag, Buchung über 10h → 125 %.
- Nutzung: Überlast kann bewusst dargestellt werden (Überstunden, Wochenendarbeit), sollte aber sichtbar bleiben.
Werden austretende Mitarbeitende weiterhin in der Auslastung berücksichtigt?
Ja, das Austrittsdatum wird aktuell nicht berücksichtigt. Das kann langfristige Planungen verfälschen. Wir arbeiten daran, Mitarbeitende nach dem Austrittsdatum automatisch auszuschliessen.
Alle Mitarbeitenden sind gebucht, warum zeigt die Auslastung nicht 100 %?
Meist stimmt die Dauer der Buchungen oder der Dispositionsgrad nicht. Für 100 % muss jede Person vollständig über die Sollzeit gebucht sein (z. B. 8h/Tag bei 100 %-Pensum).
- Beispiel: Nur 4 von 8 Stunden gebucht oder Dispositionsgrad bei 50 % → Auslastung unter 100 %.
- Lösung: Buchungen einzeln prüfen, Dauer und Dispositionsgrad müssen passen.