Structure de visa
La structure de visa est le parcours de contrôle et de validation que traverse chaque rapport. Elle est généralement mise en place par l'admin, la direction ou le superuser.
Ouvrir le visa
Dans l'accès rapide, cliquer sur «Visa». Trois onglets s'ouvrent :
- Attribuer les collaborateurs : Quel collaborateur appartient à quelle structure de visa ?
- Gérer les structures : Quels niveaux comporte la structure (par ex. Contrôle chef de projet, Chef de projet, Contrôle supérieur, Supérieur) ?
- Gérer les suppléances : Suppléances limitées dans le temps. Détails sous Suppléance.
Ouvrir les paramètres de visa
Première mise en place (unique). Les étapes suivantes ne sont en règle générale nécessaires que lors de la configuration initiale ou en cas de modifications fondamentales. Au quotidien, il suffit la plupart du temps d'attribuer les nouveaux collaborateurs à l'étape 3.
Nous effectuons en règle générale la mise en place initiale avec toi ou via le support. Si tu la réalises de manière autonome et que tu es incertain, merci de nous contacter immédiatement. La structure de visa est la base de tout le flux de rapport et la mise en place est sujette aux erreurs. Une fois correctement configurée, elle fonctionne ensuite de manière stable.
La structure et les attributions fonctionnent avec des périodes de validité. Aujourd'hui et le passé sont verrouillés, la modification n'est possible qu'à partir d'une date future. Les états antérieurs restent historiquement traçables.
Déroulement
- Définir le directeur (unique).
- Gérer les structures : créer une ou plusieurs structures de visa avec les niveaux adaptés.
- Attribuer les collaborateurs : affecter les personnes à la structure et aux différents niveaux.
1. Définir le directeur
Une seule fois lors de la mise en place ou lorsque le directeur change.
- Ouvrir l'onglet «Attribuer les collaborateurs» et régler la date sur au moins demain.
- En haut apparaît la zone «Directeur», et en dessous la liste de tous les collaborateurs.
- Cliquer sur «Modifier».
- Faire glisser la bonne personne depuis la liste des collaborateurs vers la zone «Directeur».
- Enregistrer.
2. Gérer les structures
La structure standard couvre le chemin direct Collaborateur vers Directeur. Pour davantage de niveaux intermédiaires, par ex. Chef de projet, Contrôle chef de projet ou Contrôle supérieur (souvent le secrétariat), il faut créer une structure supplémentaire.
Passer à l'onglet «Gérer les structures», régler la date dans le futur et cliquer sur «Modifier».
- Cliquer sur «Ajouter».
- Donner un nom à la structure (par ex. «Structure de visa montage»).
- Activer les niveaux par cases à cocher :
- Contrôle chef de projet : souvent le monteur conducteur des travaux ou la personne responsable sur place. Si ce rôle n'existe pas, ne pas cocher.
- Chef de projet : le chef de projet enregistré sur le projet dans le système ou via l'ERP.
- Contrôle supérieur : souvent le secrétariat.
- Supérieurs : le plus souvent l'instance finale, par ex. la direction ou les RH.
- Enregistrer.
Chaque modification crée un nouvel état valide. Les configurations antérieures existantes restent valables pour leurs périodes respectives.
Les couleurs à côté des niveaux ne sont pas que décoratives : les rapports dans le processus de visa reçoivent la même couleur que le niveau sur lequel ils se trouvent. On voit ainsi d'un coup d'œil à quelle position un rapport est suspendu dans la structure de visa.
Une couleur par défaut est définie par niveau. Les masters et admins peuvent l'adapter ici dans «Gérer les structures» individuellement par structure, les autres rôles ne voient les couleurs qu'en lecture seule.
3. Attribuer les collaborateurs
Retourner à l'onglet «Attribuer les collaborateurs», régler la date dans le futur et cliquer sur «Modifier».
- À gauche, sélectionner les collaborateurs dans le pool.
- Faire glisser les personnes vers la structure de visa souhaitée à droite.
- Pour chaque niveau utilisé, définir la personne responsable (Contrôle chef de projet, Contrôle supérieur, Supérieurs).
- Enregistrer.
À partir de la date choisie, tous les rapports de ces collaborateurs traversent la structure définie. Pour des modifications ultérieures, créer un nouvel état futur.
Pour de nombreuses personnes, l'icône d'édition (crayon) est plus rapide : choisir la structure cible et le rôle, puis cocher les collaborateurs directement dans la liste.
Les nouveaux collaborateurs arrivent automatiquement dans la structure standard. Les étapes nécessaires pour qu'ils puissent saisir correctement leurs rapports sont décrites sous Nouveau collaborateur, que faire ?.
Plusieurs équipes ou services
Pour différentes équipes ou différents services, parcourir plusieurs fois les étapes «Gérer les structures» et «Attribuer les collaborateurs». Créer une structure propre par équipe et y attribuer les collaborateurs correspondants.
Avec plusieurs sociétés, il est aussi possible de désigner comme suppléant des personnes d'une autre société ; la suppléance n'est pas limitée à la propre société.
De plus, les super users, masters et admins peuvent mettre en place des suppléances non seulement pour eux-mêmes, mais aussi pour d'autres personnes. Plus d'informations sous Suppléance.