Richiedere un'assenza
Le assenze che necessitano di una richiesta si richiedono in «Le mie assenze», non nel calendario. In alto nella pagina compaiono i saldi, per esempio «Saldo ferie», insieme alle ore attualmente richieste. Sotto seguono le proprie richieste, filtrabili per «Richiesta», «Approvata» e «Respinta».
Presentare una richiesta
- Aprire «Le mie assenze».
- Scegliere «Crea richiesta di assenza».
- In «Tipo» scegliere il tipo di assenza. «Requisiti» indica quale preavviso vale e se servono una nota o un allegato. Sono disponibili solo i tipi di assenza che possono essere richiesti.
- Scegliere «Data inizio» e «Data fine».
- In «Ore di assenza» stabilire quale parte della giornata viene richiesta, vedi Giornata intera, mezza giornata o individuale.
- Se richiesto, inserire una nota in «Note» o caricare un file in «Allegati», per esempio un certificato medico.
- Inviare con «Richiedi».
La richiesta compare poi con lo stato «Richiesta» nel calendario e nell'elenco delle proprie richieste. Un allegato viene ripreso nella voce del calendario.
Giornata intera, mezza giornata o individuale
| Scelta | Cosa viene richiesto |
|---|---|
| Giornata intera | Tutto il tempo di lavoro previsto della giornata |
| Mattina | La prima metà del tempo previsto, termina alle 12:00 |
| Pomeriggio | La seconda metà del tempo previsto, inizia alle 13:00 |
| Individuale | Orari da-a propri. Con «Aggiungi riga» si possono inserire più blocchi orari al giorno. |
La scelta vale per tutta la richiesta. Chi ha bisogno per esempio del lunedì mattina e del martedì pomeriggio presenta due richieste. Come vengono calcolati gli orari è spiegato in Domande e casi particolari.
Quando una richiesta non è possibile
codeto report non accetta una richiesta se
- il preavviso non è rispettato,
- per il periodo esistono già rapporti o un'altra richiesta,
- il saldo non basta e per il tipo di assenza non è consentito un saldo negativo,
- il periodo non contiene tempo di lavoro previsto,
- la settimana è bloccata,
- l'assenza non è valida nel periodo scelto.
Richiedere o rapportare direttamente?
Il preavviso stabilisce per ogni tipo di assenza con quanti giorni di anticipo un'assenza deve essere richiesta. Si evita così, per esempio, che le ferie vengano inserite con poco anticipo senza che la persona responsabile possa decidere in tempo. Ciò che rientra in questo termine viene invece rapportato direttamente, senza richiesta.
- Richiesta: determinante è il primo giorno. Deve trovarsi dopo il preavviso, quindi al più presto il giorno successivo. Con un preavviso di 0 giorni una richiesta è quindi possibile da domani. Per oggi o per giorni passati non si può mai presentare una richiesta.
- Rapportare direttamente: ogni giorno viene verificato singolarmente. I giorni entro il preavviso, oggi e i giorni passati vengono rapportati direttamente nel calendario. I giorni dopo il preavviso richiedono una richiesta. Chi li rapporta comunque nel calendario riceve un'indicazione con un link a «Le mie assenze».
Esempio: il preavviso per le ferie è di 7 giorni. Le ferie dall'8° giorno in poi vengono richieste, anche quattro settimane di fila. La richiesta deve quindi essere presentata più di 7 giorni prima del primo giorno di ferie. Ferie dal 6° al 9° giorno non possono essere né interamente rapportate né interamente richieste: il 6° e il 7° giorno vengono rapportati direttamente, per l'8° e il 9° giorno serve una richiesta.
Se per il tipo di assenza è impostata una durata minima della richiesta, per esempio 2 h, le assenze più brevi al giorno possono essere rapportate direttamente anche nel futuro. Da 2 h nello stesso giorno è necessaria una richiesta.
Modificare o annullare una richiesta
- Richiesta: la richiesta può essere modificata o annullata in «Le mie assenze». Con l'annullamento la voce scompare dal calendario.
- Approvata: la richiesta è diventata un rapport. Le modifiche si fanno nel calendario, vedi sotto.
Modificare un'assenza approvata
| Cosa | Possibile? |
|---|---|
| Eliminare, del tutto o singoli giorni | Sì. Così si accorcia un'assenza. Il saldo viene riaccreditato. |
| Modificare le ore o prolungare, entro il preavviso | Sì, come per qualsiasi altro rapport. |
| Modificare le ore o prolungare, più avanti nel futuro | No. Serve una nuova richiesta. Per modificare le ore, eliminare il giorno e richiederlo di nuovo. |
Esempio: preavviso di 7 giorni, ferie approvate tra tre settimane da lunedì a venerdì. Il venerdì può essere eliminato, le ferie durano quindi fino a giovedì. Se si vuole aggiungere la settimana successiva, serve una nuova richiesta.
Modificare e annullare è possibile solo finché la settimana non è chiusa. Altrimenti la settimana deve prima essere riaperta.
Dopo la decisione
Il collaboratore riceve una notifica non appena la richiesta è approvata o respinta. Un clic apre «Le mie assenze». Quali messaggi arrivano si stabilisce nelle impostazioni delle notifiche.
- Approvata: la richiesta diventa un rapport, il saldo diminuisce di conseguenza.
- Respinta: non viene creato alcun rapport, il saldo resta invariato.
Cronologia
«La mia cronologia» mostra le decisioni e le modifiche passate delle proprie richieste: chi ha fatto cosa e quando. Anche le richieste annullate vi restano visibili.