Absenz beantragen

Absenzen, die einen Antrag brauchen, werden unter «Meine Absenzen» beantragt, nicht im Kalender. Oben auf der Seite stehen die Saldi, zum Beispiel «Feriensaldo», zusammen mit den Stunden, die gerade beantragt sind. Darunter folgen die eigenen Anträge, filterbar nach «Beantragt», «Genehmigt» und «Abgelehnt».

«Meine Absenzen» mit Saldi, beantragten Stunden und eigenen Anträgen

Antrag stellen

1. «Meine Absenzen» öffnen.
2. «Absenzantrag erstellen» wählen.
3. Unter «Typ» die Absenzart wählen. Unter «Anforderungen» steht, welche Vorlaufzeit gilt und ob Notiz oder Anhang nötig sind. Zur Auswahl stehen nur Absenzarten, die beantragt werden können.
4. «Startdatum» und «Enddatum» wählen.
5. Unter «Absenzzeiten» festlegen, welcher Teil des Tages beantragt wird, siehe Ganzer Tag, Halbtag oder individuell.
6. Falls verlangt, unter «Notizen» eine Notiz eingeben oder unter «Anhänge» eine Datei hochladen, zum Beispiel ein Arztzeugnis.
7. Mit «Beantragen» absenden.

Neuer Absenzantrag mit den Anforderungen der gewählten Absenzart

Der Antrag erscheint danach mit dem Status «Beantragt» im Kalender und in der Liste der eigenen Anträge. Ein Anhang wird in den Kalendereintrag übernommen.

Ganzer Tag, Halbtag oder individuell

Auswahl	Was beantragt wird
Ganzer Tag	Die ganze Sollzeit des Tages
Vormittag	Die erste Hälfte der Sollzeit, endet um 12:00
Nachmittag	Die zweite Hälfte der Sollzeit, beginnt um 13:00
Individuell	Eigene Von-bis-Zeiten. Mit «Zeile hinzufügen» lassen sich mehrere Zeitblöcke pro Tag erfassen.

Die Auswahl gilt für den ganzen Antrag. Wer zum Beispiel am Montag den Vormittag und am Dienstag den Nachmittag braucht, stellt zwei Anträge. Wie die Zeiten berechnet werden, steht unter Fragen und Sonderfälle.

Wann ein Antrag nicht möglich ist

codeto report nimmt einen Antrag nicht an, wenn

• die Vorlaufzeit nicht erfüllt ist,
• für den Zeitraum bereits Rapporte oder ein anderer Antrag bestehen,
• der Saldo nicht reicht und für die Absenzart kein negativer Saldo erlaubt ist,
• der Zeitraum keine Sollarbeitszeit enthält,
• die Woche gesperrt ist,
• die Absenz im gewählten Zeitraum nicht gültig ist.

Antrag oder direkt rapportieren?

Die Vorlaufzeit legt pro Absenzart fest, wie viele Tage im Voraus eine Absenz beantragt werden muss. So wird zum Beispiel verhindert, dass Ferien kurzfristig eingetragen werden, ohne dass die zuständige Person rechtzeitig entscheiden kann. Was innerhalb dieser Frist liegt, wird dagegen direkt rapportiert, ohne Antrag.

• Antrag: Massgebend ist der erste Tag. Er muss nach der Vorlaufzeit liegen, also frühestens am Tag danach. Bei einer Vorlaufzeit von 0 Tagen ist ein Antrag damit ab morgen möglich. Für heute oder vergangene Tage lässt sich nie ein Antrag stellen.
• Direkt rapportieren: Jeder Tag wird einzeln geprüft. Tage innerhalb der Vorlaufzeit, heute und vergangene Tage werden direkt im Kalender rapportiert. Tage nach der Vorlaufzeit brauchen einen Antrag. Wer sie trotzdem im Kalender rapportiert, erhält einen Hinweis mit Link zu «Meine Absenzen».

Beispiel: Die Vorlaufzeit für Ferien beträgt 7 Tage. Ferien ab dem 8. Tag werden beantragt, auch vier Wochen am Stück. Der Antrag muss also mehr als 7 Tage vor dem ersten Ferientag gestellt werden. Ferien vom 6. bis zum 9. Tag lassen sich weder ganz rapportieren noch ganz beantragen: Der 6. und 7. Tag werden direkt rapportiert, für den 8. und 9. Tag braucht es einen Antrag.

Kurze Absenzen

Ist für die Absenzart eine minimale Antragsdauer eingestellt, zum Beispiel 2 h, lassen sich kürzere Absenzen pro Tag auch in der Zukunft direkt rapportieren. Ab 2 h am selben Tag ist ein Antrag nötig.

Antrag ändern oder stornieren

• Beantragt: Der Antrag lässt sich unter «Meine Absenzen» ändern oder stornieren. Beim Stornieren verschwindet der Eintrag im Kalender.
• Genehmigt: Aus dem Antrag ist ein Rapport geworden. Änderungen erfolgen im Kalender, siehe unten.

Genehmigte Absenz ändern

Was	Möglich?
Löschen, ganz oder einzelne Tage	Ja. So lässt sich eine Absenz verkürzen. Der Saldo wird zurückgebucht.
Stunden ändern oder verlängern, innerhalb der Vorlaufzeit	Ja, wie bei jedem anderen Rapport.
Stunden ändern oder verlängern, weiter in der Zukunft	Nein. Dafür ist ein neuer Antrag nötig. Um Stunden zu ändern, den Tag löschen und neu beantragen.

Beispiel: Vorlaufzeit 7 Tage, genehmigte Ferien in drei Wochen von Montag bis Freitag. Der Freitag lässt sich löschen, die Ferien dauern dann bis Donnerstag. Soll die Woche danach dazukommen, braucht es dafür einen neuen Antrag.

Ändern und stornieren geht nur, solange die Woche nicht abgeschlossen ist. Sonst muss die Woche zuerst wieder geöffnet werden.

Nach dem Entscheid

Der Mitarbeitende erhält eine Benachrichtigung, sobald der Antrag genehmigt oder abgelehnt ist. Ein Klick darauf führt zu «Meine Absenzen». Welche Meldungen ankommen, lässt sich in den Benachrichtigungseinstellungen festlegen.

• Genehmigt: Aus dem Antrag wird ein Rapport, der Saldo sinkt entsprechend.
• Abgelehnt: Es entsteht kein Rapport, der Saldo bleibt unverändert.

Verlauf

Unter «Mein Verlauf» stehen die vergangenen Entscheide und Änderungen zu den eigenen Anträgen: wer was wann gemacht hat. Auch stornierte Anträge bleiben dort sichtbar.