Demander une absence

Les absences qui nécessitent une demande se demandent sous «Mes absences», et non dans le calendrier. En haut de la page figurent les soldes, par exemple «Solde des jours de vacances», avec les heures actuellement demandées. En dessous suivent vos propres demandes, filtrables par «Demandée», «Approuvée» et «Refusée».

«Mes absences» avec les soldes, les heures demandées et vos propres demandes

Déposer une demande

1. Ouvrir «Mes absences».
2. Choisir «Créer une demande d'absence».
3. Sous «Type», choisir le type d'absence. «Exigences» indique le délai de préavis applicable et si une note ou une pièce jointe est nécessaire. Seuls les types d'absence pouvant être demandés sont proposés.
4. Choisir la «Date de début» et la «Date de fin».
5. Sous «Heures d'absence», définir quelle partie de la journée est demandée, voir Journée entière, demi-journée ou individuel.
6. Si nécessaire, saisir une note sous «Notes» ou téléverser un fichier sous «Pièces jointes», par exemple un certificat médical.
7. Envoyer avec «Demander».

Nouvelle demande d'absence avec les exigences du type d'absence choisi

La demande apparaît ensuite avec le statut «Demandée» dans le calendrier et dans la liste de vos demandes. Une pièce jointe est reprise dans l'entrée du calendrier.

Journée entière, demi-journée ou individuel

Choix	Ce qui est demandé
Journée entière	Tout le temps de travail prévu de la journée
Matin	La première moitié du temps prévu, se termine à 12:00
Après-midi	La deuxième moitié du temps prévu, commence à 13:00
Individuel	Vos propres heures de début et de fin. Avec «Ajouter la ligne», plusieurs blocs horaires peuvent être saisis par jour.

Le choix s'applique à toute la demande. Si vous avez besoin par exemple du lundi matin et du mardi après-midi, déposez deux demandes. Le calcul des heures est expliqué sous Questions et cas particuliers.

Quand une demande n'est pas possible

codeto report n'accepte pas une demande si

• le délai de préavis n'est pas respecté,
• des rapports ou une autre demande existent déjà pour la période,
• le solde est insuffisant et aucun solde négatif n'est autorisé pour le type d'absence,
• la période ne contient aucun temps de travail prévu,
• la semaine est verrouillée,
• l'absence n'est pas valable pour la période choisie.

Demander ou rapporter directement?

Le délai de préavis définit pour chaque type d'absence combien de jours à l'avance une absence doit être demandée. On évite ainsi, par exemple, que des vacances soient saisies à court terme sans que la personne responsable puisse décider à temps. Ce qui se situe dans ce délai est en revanche rapporté directement, sans demande.

• Demande: le premier jour est déterminant. Il doit se situer après le délai de préavis, donc au plus tôt le jour suivant. Avec un délai de préavis de 0 jour, une demande est donc possible à partir de demain. Une demande n'est jamais possible pour aujourd'hui ou des jours passés.
• Rapporter directement: chaque jour est vérifié individuellement. Les jours dans le délai de préavis, aujourd'hui et les jours passés sont rapportés directement dans le calendrier. Les jours après le délai de préavis nécessitent une demande. Si vous les rapportez quand même dans le calendrier, une indication avec un lien vers «Mes absences» s'affiche.

Exemple: le délai de préavis pour les vacances est de 7 jours. Les vacances à partir du 8e jour sont demandées, même quatre semaines d'affilée. La demande doit donc être déposée plus de 7 jours avant le premier jour de vacances. Des vacances du 6e au 9e jour ne peuvent être ni entièrement rapportées ni entièrement demandées: le 6e et le 7e jour sont rapportés directement, le 8e et le 9e jour nécessitent une demande.

Absences courtes

Si une durée minimale de la demande est définie pour le type d'absence, par exemple 2 h, les absences plus courtes par jour peuvent aussi être rapportées directement dans le futur. À partir de 2 h le même jour, une demande est nécessaire.

Modifier ou annuler une demande

• Demandée: la demande peut être modifiée ou annulée sous «Mes absences». En cas d'annulation, l'entrée disparaît du calendrier.
• Approuvée: la demande est devenue un rapport. Les modifications se font dans le calendrier, voir ci-dessous.

Modifier une absence approuvée

Quoi	Possible?
Supprimer, entièrement ou certains jours	Oui. C'est ainsi qu'une absence se raccourcit. Le solde est recrédité.
Modifier les heures ou prolonger, dans le délai de préavis	Oui, comme pour tout autre rapport.
Modifier les heures ou prolonger, plus loin dans le futur	Non. Une nouvelle demande est nécessaire. Pour modifier les heures, supprimer le jour et le demander à nouveau.

Exemple: délai de préavis de 7 jours, vacances approuvées dans trois semaines du lundi au vendredi. Le vendredi peut être supprimé, les vacances durent alors jusqu'au jeudi. Si la semaine suivante doit s'y ajouter, une nouvelle demande est nécessaire.

La modification et l'annulation ne sont possibles que tant que la semaine n'est pas clôturée. Sinon, la semaine doit d'abord être rouverte.

Après la décision

Le collaborateur reçoit une notification dès que la demande est approuvée ou refusée. Un clic dessus ouvre «Mes absences». Les messages reçus se définissent dans les paramètres de notification.

• Approuvée: la demande devient un rapport, le solde diminue en conséquence.
• Refusée: aucun rapport n'est créé, le solde reste inchangé.

Historique

«Mon historique» montre les décisions et modifications passées de vos propres demandes: qui a fait quoi et quand. Les demandes annulées y restent également visibles.