Approuver les demandes
Les demandes d'absence sont approuvées via la structure de visa existante. Sont responsables le Contrôle supérieur et le Supérieur. Les chefs de projet n'approuvent pas les demandes d'absence.
Où apparaissent les demandes en attente
- Sur la page d'accueil sous «Absences à approuver».
- Dans le menu sous «Absences des employés», dans la vue «Demandes des employés». On peut y rechercher par personne ou par demande.
Vos propres demandes se trouvent, comme pour tous les collaborateurs, sous «Mes absences».
Approuver ou refuser une demande
- Déplier la demande. Sont affichés le type, la période, les heures d'absence, les pièces jointes et les notes.
- Choisir «Approuver» ou «Rejeter».
- En cas de refus, saisir un motif de refus. Une demande ne peut pas être refusée sans motif.
Les demandes repliées peuvent aussi être décidées directement dans la liste, avec les petits boutons pour approuver et rejeter.
Le collaborateur reçoit une notification de la décision.
Plusieurs niveaux et suppléance
- Si deux niveaux sont définis dans la structure de visa, les deux doivent approuver.
- La suppléance s'applique aussi aux demandes d'absence.
- Les masters et les super users peuvent approuver les demandes même s'ils ne sont pas responsables. Plus d'informations sous Rôles utilisateurs et autorisations.
Ce qui se passe après l'approbation
- La demande devient un rapport. Dans le calendrier, il n'est plus hachuré et affiche une coche devant le nom de l'absence.
- Le solde du collaborateur diminue des heures approuvées.
- Le collaborateur peut ensuite encore raccourcir ou supprimer l'absence dans le calendrier, sans nouvelle approbation. Les possibilités exactes sont décrites sous Modifier une absence approuvée.
- Lors de la clôture de la semaine, le rapport passe par le processus de visa comme tout autre rapport.
Historique
«Historique des employés» montre les décisions et modifications passées des demandes des collaborateurs attribués. L'historique peut être recherché, filtré et trié, par exemple par personne, type d'absence, période ou statut.