Saldi per i clienti Enterprise
Per i clienti Enterprise il sistema salariale del cliente gestisce i saldi ufficiali. codeto report riprende i valori tramite un'interfaccia, vedi Employee Ingest API.
Cosa mostra codeto report
Il sistema salariale aggiorna i saldi solo una volta al mese, dopo il calcolo dei salari. Affinché i collaboratori vedano comunque in ogni momento un valore aggiornato, codeto report continua a calcolare: parte dall'ultimo valore del sistema salariale e aggiunge tutto ciò che è stato registrato in codeto report da allora. Chiamiamo questo valore saldo temporaneo.
Se un collaboratore registra ad esempio 8 h di vacanze, codeto report mostra subito 8 h in meno, senza attendere il prossimo calcolo dei salari. Dopo il calcolo dei salari il sistema salariale fornisce un nuovo valore ufficiale e codeto report prosegue da lì.
Come sono composti i saldi
Ogni collaboratore ha tre saldi: Vacanze, Ore riportate e Ore straordinarie. Ognuno di essi è composto da un valore iniziale, da ciò che si aggiunge e da ciò che viene detratto.
| Saldo | Valore iniziale | Si aggiunge | Viene detratto |
|---|---|---|---|
| Vacanze | l'ultimo valore del sistema salariale | a seconda della variante, il diritto mensile alle vacanze | vacanze fruite |
| Ore riportate | l'ultimo valore del sistema salariale | niente | ore riportate fruite |
| Ore straordinarie | l'ultimo valore del sistema salariale | ore oltre l'orario previsto | ore mancanti quando l'orario previsto non viene raggiunto |
Tutti i valori sono gestiti in ore.
Il diritto alle vacanze
Il modo in cui vengono trasmesse le vacanze è stabilito dal sistema salariale. Esistono due varianti:
| Variante | Valore dal sistema salariale | Diritto mensile alle vacanze |
|---|---|---|
| Valore annuale nel valore iniziale | contiene già le vacanze per tutto l'anno | 0 |
| Diritto mensile separato | contiene le vacanze accreditate fino a quel momento | trasmesso separatamente, ad esempio 16,67 h |
Con un diritto mensile separato, il sistema salariale ripartisce il diritto annuale su dodici mesi: 25 giorni di vacanza × 8 h = 200 h all'anno, cioè 16,67 h al mese. codeto report accredita questo valore mese per mese.
In entrambe le varianti codeto report mostra le vacanze fino a fine anno o fino alla data di uscita registrata. Chi ha 25 giorni di vacanza all'anno vede questi 25 giorni già a gennaio, non solo a dicembre. In caso di entrata o uscita nel corso dell'anno, il diritto viene calcolato in proporzione. Le vacanze fruite vengono detratte.
Cosa modifica un saldo
codeto report aggiunge o detrae costantemente tutto ciò che viene registrato:
| Evento | Effetto sul saldo |
|---|---|
| Un collaboratore registra vacanze | Vacanze diminuisce delle ore registrate |
| Un collaboratore fruisce di ore riportate | Ore riportate diminuisce delle ore registrate |
| Inizia un nuovo mese | con un diritto mensile separato, questo viene accreditato. Il saldo Vacanze visualizzato resta invariato, perché contiene già le vacanze fino a fine anno |
| Per ogni giorno lavorativo | Ore straordinarie diminuisce dell'orario previsto di quel giorno |
| Un collaboratore registra lavoro o un'assenza | Ore straordinarie aumenta delle ore registrate |
| Un collaboratore registra un'assenza con il tipo di saldo Ore straordinarie | Ore straordinarie non aumenta; l'orario previsto viene prelevato dal saldo |
| Un giorno festivo | conta come orario previsto adempiuto per Ore straordinarie; un mezzo giorno festivo conta per metà |
Giorni festivi e assenze non vengono conteggiati due volte per lo stesso periodo. Chi registra in più 8 h di vacanze in un giorno festivo intero non riceve un accredito supplementare sulle ore straordinarie.
Un rapporto conta subito, non appena viene registrato, e non solo dopo l'approvazione. Se un rapporto viene modificato o eliminato, anche il saldo si adegua subito.
Il campo Tipo di saldo stabilisce per ogni assenza su quale saldo incide, vedi Gestione delle assenze. Sono disponibili i conti Vacanze, Ore straordinarie e Ore riportate.
Esempio: vacanze con diritto mensile separato
Un collaboratore è impiegato per tutto l'anno e ha 24 giorni di vacanza all'anno da 8 h ciascuno, cioè 192 h all'anno o 16 h al mese. Per gennaio il sistema salariale trasmette un valore di 12 h di vacanze residue e un diritto alle vacanze di 16 h al mese.
| Data | Cosa succede | Visualizzato |
|---|---|---|
| 1° gennaio | 12 h residue più il diritto alle vacanze per tutto l'anno, 12 × 16 h = 192 h | 204 h |
| 10 febbraio | il collaboratore registra 8 h di vacanze | 196 h |
| 3 marzo | il collaboratore prenota in anticipo 16 h di vacanze per luglio | 180 h |
Le vacanze prenotate in anticipo vengono detratte subito, non solo a luglio.
Esempio: ore straordinarie
Un collaboratore ha un orario previsto di 8 h al giorno. Le sue ore straordinarie sono di 0 h all'inizio del lunedì.
| Giorno | Registrato | Orario previsto | Ore straordinarie dopo la giornata |
|---|---|---|---|
| Lunedì | 9 h di lavoro | 8 h | +1 h |
| Martedì | 8 h di lavoro | 8 h | +1 h |
| Mercoledì | 6 h di lavoro | 8 h | −1 h |
| Giovedì | giorno festivo | conta come adempiuto | −1 h |
| Venerdì | 8 h di vacanze | 8 h | −1 h |
Chi registra esattamente l'orario previsto lascia il saldo invariato. Registrare meno preleva dal saldo, registrare di più lo aumenta.
Cambio di mese
Dopo il calcolo dei salari, di solito nei primi giorni del mese successivo, il sistema salariale trasmette tramite l'interfaccia:
- prima il passaggio al nuovo periodo di paga
- poi i nuovi saldi e diritti alle vacanze
L'ordine è importante perché i nuovi valori sono sempre datati all'inizio del nuovo periodo di paga. Finché non arrivano, codeto report prosegue con lo stato precedente.
I rapporti che il sistema salariale non poteva ancora conoscere al momento del calcolo dei salari, ad esempio vacanze non ancora approvate, vengono compensati automaticamente da codeto report al cambio. Così nulla viene contato due volte o tralasciato.
Correzioni nel sistema salariale
Se il cliente accredita ad esempio un premio di anzianità di 10 h nel proprio sistema salariale, il valore successivo del sistema salariale è superiore di 10 h rispetto al previsto. codeto report mostra la differenza come «Correzione» nello storico, così è chiaro da dove provengono le ore. La voce ha solo scopo informativo; il nuovo valore del sistema salariale contiene già le 10 h.
Fine anno
A fine anno il cliente trasferisce nel proprio sistema salariale la parte ammessa delle ore straordinarie nelle ore riportate. Le ore straordinarie ripartono da 0 nel nuovo anno. Quale parte può essere trasferita è descritto in Ore straordinarie, lavoro straordinario eccedente e Vorholzeit.
Buono a sapersi
- Approvazione: l'approvazione non modifica alcun saldo.
- Nessun prelievo in negativo: per impostazione predefinita, vacanze e ore riportate possono essere fruite solo finché il saldo è sufficiente. Per ogni assenza lo si può modificare con Consenti saldo negativo.
- Richieste di assenza in sospeso: una richiesta di vacanze non ancora approvata non riduce ancora il saldo visualizzato. Le ore richieste sono però già riservate. Se un collaboratore ha ancora 40 h di vacanze e ne richiede 32 h, in una seconda richiesta può richiederne solo 8 h, anche se vengono ancora visualizzate 40 h. Il saldo visualizzato diminuisce solo con l'approvazione.
- Salario orario: per i collaboratori retribuiti a ore non vengono gestiti saldi; il valore resta 0.