Soldes pour les clients Enterprise
Pour les clients Enterprise, le système de paie du client tient les soldes officiels. codeto report reprend les valeurs via une interface, voir Employee Ingest API.
Ce qu'affiche codeto report
Le système de paie ne met à jour les soldes qu'une fois par mois, après le calcul des salaires. Pour que les collaborateurs voient malgré tout à tout moment un état actuel, codeto report continue de calculer : il part de la dernière valeur du système de paie et y ajoute tout ce qui a été saisi dans codeto report depuis. Nous appelons cette valeur le solde temporaire.
Si un collaborateur saisit par exemple 8 h de vacances, codeto report affiche immédiatement 8 h de moins, sans attendre le prochain calcul des salaires. Après le calcul des salaires, le système de paie fournit une nouvelle valeur officielle et codeto report continue à partir de celle-ci.
Composition des soldes
Chaque collaborateur a trois soldes : Vacances, Heures reportées et Heures supplémentaires. Chacun d'eux se compose d'une valeur de départ, de ce qui s'ajoute et de ce qui est déduit.
| Solde | Valeur de départ | S'ajoute | Est déduit |
|---|---|---|---|
| Vacances | la dernière valeur du système de paie | selon la variante, le droit mensuel aux vacances | vacances prises |
| Heures reportées | la dernière valeur du système de paie | rien | heures reportées prises |
| Heures supplémentaires | la dernière valeur du système de paie | heures au-delà du temps prévu | heures manquantes lorsque le temps prévu n'est pas atteint |
Toutes les valeurs sont tenues en heures.
Le droit aux vacances
La manière dont les vacances sont transmises est définie par le système de paie. Il existe deux variantes :
| Variante | Valeur du système de paie | Droit mensuel aux vacances |
|---|---|---|
| Valeur annuelle dans la valeur de départ | contient déjà les vacances pour toute l'année | 0 |
| Droit mensuel séparé | contient les vacances créditées jusque-là | transmis séparément, par exemple 16,67 h |
Avec un droit mensuel séparé, le système de paie répartit le droit annuel sur douze mois : 25 jours de vacances × 8 h = 200 h par an, soit 16,67 h par mois. codeto report crédite cette valeur mois par mois.
Dans les deux variantes, codeto report affiche les vacances jusqu'à la fin de l'année ou jusqu'à la date de départ enregistrée. Une personne ayant 25 jours de vacances par an voit ces 25 jours dès janvier, et pas seulement en décembre. En cas d'entrée ou de départ en cours d'année, le droit est calculé au prorata. Les vacances prises sont déduites.
Ce qui modifie un solde
codeto report ajoute ou déduit en continu tout ce qui est saisi :
| Événement | Effet sur le solde |
|---|---|
| Un collaborateur saisit des vacances | Vacances diminue des heures saisies |
| Un collaborateur prend des heures reportées | Heures reportées diminue des heures saisies |
| Un nouveau mois commence | avec un droit mensuel séparé, celui-ci est crédité. Le solde Vacances affiché reste identique, car il contient déjà les vacances jusqu'à la fin de l'année |
| Pour chaque jour ouvrable | Heures supplémentaires diminue du temps de travail prévu de ce jour |
| Un collaborateur saisit du travail ou une absence | Heures supplémentaires augmente des heures saisies |
| Un collaborateur saisit une absence avec le type de solde Heures supplémentaires | Heures supplémentaires n'augmente pas ; le temps prévu est prélevé sur le solde |
| Un jour férié | compte comme temps prévu accompli pour Heures supplémentaires ; un demi-jour férié compte pour moitié |
Les jours fériés et les absences ne sont pas comptés deux fois pour la même période. Une personne qui saisit en plus 8 h de vacances un jour férié entier ne reçoit pas de crédit supplémentaire sur les heures supplémentaires.
Un rapport compte immédiatement dès qu'il est saisi, et pas seulement après le visa. Si un rapport est modifié ou supprimé, le solde s'adapte également immédiatement.
Le champ Type de solde définit pour chaque absence sur quel solde elle agit, voir Gestion des absences. Les comptes Vacances, Heures supplémentaires et Heures reportées sont proposés.
Exemple : vacances avec droit mensuel séparé
Un collaborateur est employé toute l'année et a 24 jours de vacances par an à 8 h chacun, soit 192 h par an ou 16 h par mois. Pour janvier, le système de paie transmet une valeur de 12 h de vacances restantes et un droit aux vacances de 16 h par mois.
| Date | Ce qui se passe | Affiché |
|---|---|---|
| 1er janvier | 12 h restantes plus le droit aux vacances pour toute l'année, 12 × 16 h = 192 h | 204 h |
| 10 février | le collaborateur saisit 8 h de vacances | 196 h |
| 3 mars | le collaborateur réserve à l'avance 16 h de vacances pour juillet | 180 h |
Les vacances réservées à l'avance sont déduites immédiatement, et pas seulement en juillet.
Exemple : heures supplémentaires
Un collaborateur a un temps de travail prévu de 8 h par jour. Ses heures supplémentaires sont de 0 h au début du lundi.
| Jour | Saisi | Temps prévu | Heures supplémentaires après la journée |
|---|---|---|---|
| Lundi | 9 h de travail | 8 h | +1 h |
| Mardi | 8 h de travail | 8 h | +1 h |
| Mercredi | 6 h de travail | 8 h | −1 h |
| Jeudi | jour férié | compte comme accompli | −1 h |
| Vendredi | 8 h de vacances | 8 h | −1 h |
Saisir exactement le temps prévu laisse le solde inchangé. Saisir moins prélève sur le solde, saisir plus l'augmente.
Changement de mois
Après le calcul des salaires, généralement dans les premiers jours du mois suivant, le système de paie transmet via l'interface :
- d'abord le passage à la nouvelle période de paie
- ensuite les nouveaux soldes et droits aux vacances
L'ordre est important, car les nouvelles valeurs sont toujours datées du début de la nouvelle période de paie. Jusqu'à leur arrivée, codeto report continue avec l'état précédent.
Les rapports que le système de paie ne pouvait pas encore connaître lors du calcul des salaires, par exemple des vacances pas encore visées, sont compensés automatiquement par codeto report lors du changement. Ainsi, rien n'est compté deux fois ni oublié.
Corrections dans le système de paie
Si le client crédite par exemple 10 h de prime d'ancienneté dans son système de paie, la prochaine valeur du système de paie est supérieure de 10 h à ce qui était attendu. codeto report affiche la différence comme « Correction » dans l'historique, afin que l'on sache d'où viennent ces heures. Cette entrée est purement informative ; la nouvelle valeur du système de paie contient déjà les 10 h.
Fin d'année
En fin d'année, le client transfère dans son système de paie la part admissible des heures supplémentaires dans les heures reportées. Les heures supplémentaires repartent à 0 dans la nouvelle année. La part qui peut être transférée est décrite sous Heures supplémentaires, heures excédentaires et Vorholzeit.
Bon à savoir
- Visa : le visa ne modifie aucun solde.
- Pas de prélèvement dans le négatif : par défaut, les vacances et les heures reportées ne peuvent être prises que tant que le solde suffit. Cela peut être modifié par absence avec Autoriser un solde négatif.
- Demandes d'absence en attente : une demande de vacances qui n'est pas encore approuvée ne réduit pas encore le solde affiché. Les heures demandées sont cependant déjà réservées. Si un collaborateur a encore 40 h de vacances et en demande 32 h, il ne peut plus demander que 8 h dans une deuxième demande, même si 40 h sont toujours affichées. Le solde affiché ne diminue qu'avec l'approbation.
- Salaire horaire : aucun solde n'est tenu pour les collaborateurs payés à l'heure ; la valeur reste à 0.