Saldi bei Enterprise-Kunden
Bei Enterprise-Kunden führt das Lohnsystem des Kunden die offiziellen Saldi. codeto report übernimmt die Werte über eine Schnittstelle, siehe Employee Ingest API.
Was codeto report anzeigt
Das Lohnsystem aktualisiert die Saldi nur einmal pro Monat, nach dem Lohnlauf. Damit Mitarbeitende trotzdem jederzeit einen aktuellen Stand sehen, rechnet codeto report weiter: Ausgangspunkt ist der letzte Wert aus dem Lohnsystem, dazu kommt alles, was seither in codeto report rapportiert wurde. Diesen Wert nennen wir temporären Saldo.
Rapportiert ein Mitarbeitender zum Beispiel 8 h Ferien, zeigt codeto report sofort 8 h weniger an, ohne auf den nächsten Lohnlauf zu warten. Nach dem Lohnlauf liefert das Lohnsystem einen neuen offiziellen Wert, und codeto report rechnet von dort weiter.
So setzen sich die Saldi zusammen
Jeder Mitarbeitende hat drei Saldi: Ferien, Vorjahresstunden und Überstunden. Jeder davon besteht aus einem Startwert, dem, was dazukommt, und dem, was abgezogen wird.
| Saldo | Startwert | Kommt dazu | Wird abgezogen |
|---|---|---|---|
| Ferien | der letzte Wert aus dem Lohnsystem | je nach Variante der monatliche Ferienanspruch | bezogene Ferien |
| Vorjahresstunden | der letzte Wert aus dem Lohnsystem | nichts | bezogene Vorjahresstunden |
| Überstunden | der letzte Wert aus dem Lohnsystem | Stunden über der Sollzeit | fehlende Stunden, wenn die Sollzeit nicht erreicht ist |
Alle Werte werden in Stunden geführt.
Der Ferienanspruch
Wie die Ferien übermittelt werden, legt das Lohnsystem fest. Es gibt zwei Varianten:
| Variante | Wert aus dem Lohnsystem | Monatlicher Ferienanspruch |
|---|---|---|
| Jahreswert im Startwert | enthält bereits die Ferien für das ganze Jahr | 0 |
| Separater Monatsanspruch | enthält die bis dahin gutgeschriebenen Ferien | wird separat übermittelt, zum Beispiel 16,67 h |
Beim separaten Monatsanspruch verteilt das Lohnsystem den Jahresanspruch auf zwölf Monate: 25 Ferientage × 8 h = 200 h pro Jahr, also 16,67 h pro Monat. codeto report schreibt diesen Wert Monat für Monat gut.
In beiden Varianten zeigt codeto report die Ferien bis Ende Jahr beziehungsweise bis zum hinterlegten Austritt. Wer 25 Ferientage pro Jahr hat, sieht diese 25 Tage bereits im Januar, nicht erst im Dezember. Bei unterjährigem Ein- oder Austritt wird der Anspruch anteilig berechnet. Bezogene Ferien werden abgezogen.
Was den Saldo verändert
codeto report rechnet laufend alles dazu oder ab, was erfasst wird:
| Ereignis | Wirkung auf den Saldo |
|---|---|
| Ein Mitarbeitender rapportiert Ferien | Ferien sinkt um die rapportierten Stunden |
| Ein Mitarbeitender bezieht Vorjahresstunden | Vorjahresstunden sinkt um die rapportierten Stunden |
| Ein neuer Monat beginnt | beim separaten Monatsanspruch wird er gutgeschrieben. Der angezeigte Ferien-Saldo bleibt gleich, weil er die Ferien bis Ende Jahr schon enthält |
| Für jeden Arbeitstag | Überstunden sinkt um die Sollzeit dieses Tages |
| Ein Mitarbeitender rapportiert Arbeit oder eine Absenz | Überstunden steigt um die rapportierten Stunden |
| Ein Mitarbeitender rapportiert eine Absenz mit Saldotyp Überstunden | Überstunden steigt nicht, die Sollzeit wird vom Saldo bezogen |
| Ein Feiertag | zählt bei Überstunden als erfüllte Sollzeit, ein halber Feiertag zur Hälfte |
Feiertage und Absenzen werden für denselben Zeitraum nicht doppelt angerechnet. Wer an einem ganzen Feiertag zusätzlich 8 h Ferien rapportiert, erhält dafür keine zusätzliche Gutschrift bei den Überstunden.
Ein Rapport zählt sofort, sobald er erfasst ist, nicht erst nach der Visierung. Wird ein Rapport geändert oder gelöscht, passt sich der Saldo ebenfalls sofort an.
Auf welchen Saldo eine Absenz wirkt, ist pro Absenz im Feld Saldotyp festgelegt, siehe Absenzverwaltung. Zur Auswahl stehen die Konten Ferien, Überstunden und Vorjahresstunden.
Beispiel: Ferien mit separatem Monatsanspruch
Ein Mitarbeitender ist das ganze Jahr angestellt und hat 24 Ferientage pro Jahr zu je 8 h, also 192 h pro Jahr oder 16 h pro Monat. Das Lohnsystem übermittelt für Januar einen Wert von 12 h Restferien und einen Ferienanspruch von 16 h pro Monat.
| Datum | Was passiert | Angezeigt |
|---|---|---|
| 1. Januar | 12 h Restferien plus Ferienanspruch für das ganze Jahr, 12 × 16 h = 192 h | 204 h |
| 10. Februar | Der Mitarbeitende rapportiert 8 h Ferien | 196 h |
| 3. März | Der Mitarbeitende bucht 16 h Ferien für Juli im Voraus | 180 h |
Ferien, die im Voraus gebucht werden, ziehen sofort ab, nicht erst im Juli.
Beispiel: Überstunden
Ein Mitarbeitender hat eine Sollzeit von 8 h pro Tag. Seine Überstunden stehen am Montag zu Beginn bei 0 h.
| Tag | Rapportiert | Sollzeit | Überstunden nach dem Tag |
|---|---|---|---|
| Montag | 9 h Arbeit | 8 h | +1 h |
| Dienstag | 8 h Arbeit | 8 h | +1 h |
| Mittwoch | 6 h Arbeit | 8 h | −1 h |
| Donnerstag | Feiertag | gilt als erfüllt | −1 h |
| Freitag | 8 h Ferien | 8 h | −1 h |
Wer genau die Sollzeit rapportiert, lässt den Saldo unverändert. Weniger rapportieren bezieht vom Saldo, mehr rapportieren baut ihn auf.
Monatswechsel
Nach dem Lohnlauf, meist in den ersten Tagen des Folgemonats, übermittelt das Lohnsystem über die Schnittstelle:
- zuerst den Wechsel in die neue Lohnperiode
- danach die neuen Saldi und Ferienansprüche
Die Reihenfolge ist wichtig, weil die neuen Werte immer auf den Beginn der neuen Lohnperiode datiert werden. Bis sie eintreffen, rechnet codeto report mit dem bisherigen Stand weiter.
Rapporte, die das Lohnsystem beim Lohnlauf noch nicht kennen konnte, zum Beispiel Ferien, die noch nicht visiert waren, gleicht codeto report beim Wechsel automatisch aus. So wird nichts doppelt oder gar nicht gezählt.
Korrekturen im Lohnsystem
Schreibt der Kunde in seinem Lohnsystem zum Beispiel 10 h Dienstaltersgeschenk gut, ist der nächste Wert aus dem Lohnsystem 10 h höher als erwartet. codeto report zeigt den Unterschied als «Korrektur» im Verlauf, damit nachvollziehbar ist, woher die Stunden kommen. Der Eintrag dient nur der Information, der neue Wert aus dem Lohnsystem enthält die 10 h bereits.
Jahresende
Am Jahresende überträgt der Kunde in seinem Lohnsystem den zulässigen Teil der Überstunden in die Vorjahresstunden. Die Überstunden starten im neuen Jahr bei 0. Welcher Teil übertragen werden darf, steht unter Überstunden, Überzeit und Vorholzeit.
Gut zu wissen
- Visierung: Die Visierung verändert keinen Saldo.
- Kein Bezug ins Minus: Ferien und Vorjahresstunden lassen sich standardmässig nur beziehen, solange der Saldo reicht. Pro Absenz lässt sich das mit Negativer Saldo erlauben ändern.
- Offene Absenzanträge: Ein Ferienantrag, der noch nicht bewilligt ist, zieht im angezeigten Saldo noch nichts ab. Die beantragten Stunden sind aber bereits reserviert. Hat ein Mitarbeitender noch 40 h Ferien und beantragt 32 h, kann er für einen zweiten Antrag nur noch 8 h beantragen, obwohl weiterhin 40 h angezeigt werden. Erst mit der Bewilligung sinkt der angezeigte Saldo.
- Stundenlohn: Für Mitarbeitende im Stundenlohn werden keine Saldi geführt, der Wert bleibt 0.