Absenzenverwaltung

In der Absenzenverwaltung werden die Absenztypen definiert, aus denen Mitarbeitende beim Rapportieren wählen können.

Register: Absenzen und Standardabsenzen

Wie bei den Zusätzen gibt es zwei Register:

• Absenzen: in einer Gesellschaft aktive Absenztypen. Für Firmen mit einer Gesellschaft genügt dieses Register.
• Standardabsenzen: zentraler Katalog für Firmen mit mehreren Gesellschaften. Einmal definieren und auf einzelne oder alle Gesellschaften übertragen.

Absenzenverwaltung – Register «Absenzen» und «Standardabsenzen»

Eine Absenz wird erst wirksam, wenn sie in der Zielgesellschaft steht

Ein Eintrag unter «Standardabsenzen» ist zunächst nur ein Katalog-Eintrag. Er greift erst, wenn er in der Zielgesellschaft im Register «Absenzen» vorhanden ist, entweder dort direkt erfasst oder aus den Standardabsenzen kopiert. Siehe Standardabsenz übertragen.

Standardabsenz erstellen

Im Register «Standardabsenzen» (Ablauf ist im Register «Absenzen» identisch):

1. Auf «Neue Standardabsenz» klicken.
2. In der Eingabemaske die Angaben eintragen und speichern.

Standardabsenz – Eingabemaske

Felder in der Eingabemaske

Pflichtfelder:

• ID: eindeutiger Schlüssel. Wird für Zuordnung und Exporte verwendet.
• Bezeichnung: klarer Name der Absenz, sichtbar für die Benutzer.

Optionale Felder:

• Anzahl aufeinanderfolgende Tage bis Nachweis: ab dieser Anzahl zusammenhängender Tage erscheint beim Wochenabschluss eine Warnmeldung, falls der Nachweis fehlt (z. B. Anhang vergessen). Die Warnung blockiert weder Buchung noch Abschluss.
• Gültig ab / Gültig bis: Periode, in der dieser Absenztyp gebucht werden kann. Ausserhalb dieser Periode steht die Absenz nicht zur Auswahl.
• Saldotyp: Saldo, auf den die Absenz wirken soll. Aktuell verfügbar: Überstunden, Ferien (B-Flex kann ignoriert werden und wird entfernt).
• Notizen: interne Hinweise oder Vorgaben.
• Übersetzungen: Sprachfassungen für Bezeichnung und Hinweise.
• Farbe: Darstellung in Übersichten und Kalendern.
• Überschreibt Feiertage (Toggle): aktivieren, wenn die Absenz an Feiertagen Vorrang hat. Die Absenz zählt dann statt des Feiertags.
• Stundenlöhnerausschluss (Toggle): wenn aktiviert, ist diese Absenz für Stundenlöhner nicht verfügbar.
• Datenschutzrelevant (Toggle): wenn aktiviert, sehen andere Personen nur den Eintrag «Absenz», ohne den konkreten Typ. Beispiel: ein Arztbesuch erscheint für Kolleginnen und Kollegen lediglich als «Absenz», der Typ «Arztbesuch» bleibt verborgen.
• Notiz ist erforderlich (Toggle): wenn aktiviert, lässt sich die Absenz nur mit einer Notiz rapportieren. Ohne Notiz kann der Rapport nicht gespeichert werden.

Standardabsenz übertragen

Standardabsenzen lassen sich auf andere Gesellschaften übertragen.

1. «Standardabsenzen» in den Einstellungen der Geschäftsstelle öffnen.
2. «Auf alle übertragen» oder «Einzelne kopieren» wählen.
3. Im Pop-up das Übertragungsziel (Zielgesellschaft) wählen und bestätigen.

Standardabsenzen – übertragen

Sobald eine Standardabsenz übertragen wurde oder eine Absenz direkt im Register «Absenzen» erfasst ist, steht der Absenztyp in der Erfassung zur Auswahl. Siehe auch Absenzstunden erfassen.