Gestione delle assenze

Nella gestione delle assenze vengono definiti i tipi di assenza tra cui i collaboratori possono scegliere durante la registrazione del rapporto.

Schede: Assenze attive e Modelli

Come per le aggiunte, esistono due schede:

• Assenze attive: tipi di assenza attivi in una società. Per aziende con un'unica società, questa scheda è sufficiente.
• Modelli: catalogo centrale per aziende con più società. Si definiscono una volta e si trasferiscono a singole società o a tutte.

Gestione delle assenze, schede «Assenze attive» e «Modelli»

Un'assenza ha effetto solo quando è presente nella società di destinazione

Una voce in «Modelli» è inizialmente solo una voce di catalogo. Ha effetto solo quando è presente nella società di destinazione nella scheda «Assenze attive», registrata direttamente lì o copiata dai modelli. Vedi Trasferire un modello.

Creare un modello

Il resto della procedura è identico in entrambe le schede:

1. In «Modelli», cliccare su «Nuovo modello»; in «Assenze attive», cliccare su «Nuova assenza».
2. Inserire i dati nella maschera di immissione e salvare.

Modello, maschera di immissione

Campi della maschera di immissione

Campi obbligatori:

• ID: chiave univoca. Utilizzata per l'assegnazione e per gli export.
• Denominazione: nome chiaro dell'assenza, visibile agli utenti.

Campi facoltativi:

• Numero di giorni consecutivi fino al giustificativo: a partire da questo numero di giorni consecutivi, alla chiusura settimanale appare un avviso se manca il giustificativo (ad es. allegato dimenticato). L'avviso non blocca né la registrazione né la chiusura.
• Valido dal / Valido al: periodo in cui questo tipo di assenza può essere registrato. Al di fuori di questo periodo l'assenza non è selezionabile.
• Tipo di saldo: saldo su cui incide l'assenza, vedi Saldi. Sono disponibili i conti di saldo:
  • Nessun tipo di saldo selezionato: l'assenza non incide né sulle vacanze né sulle ore riportate. Per le ore straordinarie conta come tempo registrato normalmente.
  • Vacanze: le ore registrate vengono detratte dalle vacanze.
  • Ore straordinarie: l'assenza vale come prelievo dalle ore straordinarie. Non conta come tempo registrato; per le ore straordinarie la giornata appare come una giornata senza rapporto. È tipico per l'assenza con cui l'orario previsto mancante viene completato automaticamente alla chiusura della settimana.
  • Ore riportate: le ore registrate vengono detratte dalle ore riportate.
  • Più assenze possono incidere sullo stesso saldo, ad esempio due diverse assenze per vacanze. Un'assenza senza tipo di saldo non modifica né le vacanze né le ore riportate.
  • I tipi di saldo hanno gli stessi nomi dei conti di saldo. Nell'app si chiamano attualmente ancora «Ferie» invece di vacanze, «GAV» invece di ore straordinarie e «Straordinari» invece di ore riportate.
• Consenti saldo negativo (interruttore): se attivato, l'assenza può essere registrata anche quando il saldo corrispondente non è sufficiente. La verifica di un credito sufficiente non si applica più a questo tipo di assenza, vedi Verifiche delle regole.
• Note: indicazioni o disposizioni interne.
• Traduzioni: versioni linguistiche per denominazione e note.
• Colore: rappresentazione nelle viste d'insieme e nei calendari.
• Sovrascrive i giorni festivi (interruttore): da attivare se l'assenza ha la precedenza nei giorni festivi. L'assenza viene allora conteggiata al posto del giorno festivo.
• Esclusione lavoratori a ore (interruttore): se attivato, questa assenza non è disponibile per i lavoratori a ore.
• Rilevante per la privacy (interruttore): se attivato, le altre persone vedono solo la voce «Assenza», senza il tipo specifico. Esempio: una visita medica appare ai colleghi solo come «Assenza», il tipo «Visita medica» rimane nascosto.
• Nota obbligatoria (interruttore): se attivato, l'assenza può essere registrata solo con una nota. Senza nota il rapporto non può essere salvato.

Trasferire un modello

I modelli possono essere trasferiti ad altre società.

1. Aprire «Modelli» nelle impostazioni della sede.
2. Scegliere «Trasferire a tutte» oppure «Copiare singolarmente».
3. Nel pop-up scegliere la destinazione del trasferimento (società di destinazione) e confermare.

Modelli, trasferimento

Non appena un modello è stato trasferito o un'assenza è stata registrata direttamente nella scheda «Assenze attive», il tipo di assenza è disponibile per la selezione durante la registrazione. Vedi anche Registrare ore di assenza.