Contrôle des rapports, viser ou refuser
Les chefs de projet et les supérieurs travaillent dans des vues légèrement différentes. Ce chapitre montre comment les rapports sont contrôlés et visés ou refusés dans les deux rôles.
Chefs de projet
Les chefs de projet ont deux manières de procéder au contrôle. La variante qui convient dépend du fait que le contrôle s'effectue par projet ou par personne.
Les chefs de projet voient la semaine entière d'une personne dans son contexte (y compris les absences et les saisies hors de leurs propres projets). Mais tu ne peux viser ou refuser que les saisies relatives à tes propres projets.
Variante A: par projet
Contrôler tous les rapports d'un projet. Convient lorsque le contrôle s'effectue par projet.
Dans l'aperçu du projet, accepter ou refuser directement les rapports. L'action s'applique à tous les collaborateurs ayant rapporté sur ce projet ce jour-là.
Chef de projet, vue projet
Recommandation: ouvrir le projet en vue détaillée. On voit alors qui a rapporté quel jour. Viser ou refuser des blocs individuels, ou utiliser en bas à droite «Tout approuver» ou «Tout refuser».
Chef de projet, vue projet avec un projet déplié
Variante B: par collaborateur
Contrôler la semaine entière d'une personne dans son contexte. Convient lorsque la semaine doit être appréciée dans son ensemble.
- Sur la page d'aperçu, déplier «Mes collaborateurs, Rapports à viser».
- Les collaborateurs ayant des rapports à viser apparaissent, groupés par semaine.
- Avec «Voir la semaine», sauter directement dans la semaine.
Chef de projet, aperçu collaborateurs «Rapports à viser»
Chef de projet, semaine d'un collaborateur
Regrouper les saisies
Dans le contrôle des rapports, les saisies identiques peuvent être regroupées, de sorte que chaque bloc n'est plus affiché individuellement mais que le total des heures pour le projet le jour concerné apparaît directement.
Seules les saisies qui correspondent sur toutes les caractéristiques sont regroupées: même jour, même projet, pas de notes supplémentaires, pas de majorations ou de suppléments différents. Dès qu'un seul détail diffère, les saisies restent visibles comme blocs séparés.
Exemple: trois saisies le même jour sur le même projet, sans note et sans majoration, sont regroupées en une seule saisie avec la somme des heures. En revanche, si deux blocs existent, l'un de 07:00 à 09:00 avec note A et l'autre de 09:30 à 12:00 avec note B, les deux restent affichés séparément.
Contrôle des rapports, saisies regroupées
Contrôle supérieur (souvent secrétariat) et supérieurs
Les supérieurs travaillent dans l'onglet «Mes collaborateurs». Quiconque est à la fois chef de projet et supérieur dispose des deux vues.
Quels collaborateurs apparaissent? Toutes les personnes placées en dessous de toi dans la structure de visa. Les modifications de cette liste ne sont possibles qu'avec une autorisation admin.
Supérieurs, liste des collaborateurs
Accepter ou refuser directement les rapports, ou ouvrir la vue détaillée par collaborateur pour contrôler plus précisément la période (jour, semaine, mois ou année). Dans la vue détaillée, tous les rapports peuvent être validés ou refusés en une fois, ou alternativement par blocs individuels.
Supérieurs, vue détaillée par collaborateur
Filtres
Les filtres s'appliquent à l'identique dans «Mes collaborateurs» et «Mes projets».
- Rapports qui me sont attribués: tous les rapports qui me sont actuellement attribués, y compris les jours individuels transmis.
- Semaines clôturées, tous les rapports qui me sont attribués: uniquement les semaines entièrement clôturées. Le visa de la semaine entière y est en attente.
Filtres rapides de date pour les rapports ouverts
Pour les rapports ouverts, il existe des filtres rapides de date: mois en cours, mois précédent, trois derniers mois, début d'année. Utile pour le contrôle quotidien ou pour la rétrospective sur des périodes plus anciennes.
Viser et refuser
Deux manières:
1) Au jour le jour à la souris
Passer la souris sur un rapport; une coche verte (viser) et une croix rouge (refuser) apparaissent. L'action s'applique à la journée entière, même si la journée comporte plusieurs blocs.
Viser et refuser, au jour le jour
2) Déplier pour la précision par bloc (recommandé)
Cliquer sur la flèche à côté du nom pour déplier la personne. Les blocs individuels deviennent visibles.
Viser et refuser, déplier
- Viser ou refuser des blocs individuels avec coche ou croix.
- Un clic sur un bloc ouvre une fenêtre pop-up avec les détails.
- En bas, «Ouvrir la semaine» pour effectuer ses propres ajustements.
- «Tout approuver» ou «Tout refuser» sont possibles.
- Le refus exige toujours un motif.
À la fin du visa, contrôler les suppléments variables de la semaine et les compléter si nécessaire, voir Contrôler et ajouter des suppléments variables.