Wochenabschluss und Sperrung

Der Wochenabschluss macht die erfassten Rapporte einer Woche verbindlich. Danach sind die Einträge für Mitarbeitende schreibgeschützt und können ausgewertet oder exportiert werden.

Das Schloss bezieht sich beim Wochenabschluss auf die ganze Woche bzw. Zeile. Ein Schloss direkt auf einem einzelnen Rapport kann dagegen auch durch Weiterleitung, Visierung oder fehlende Bearbeitungsrechte entstehen.

Trotz abgeschlossener Woche bleiben Rapporte im Visierungsprozess freigabefähig: Zugewiesene Vorgesetzte können Rapporte, die bei ihnen zur Visierung liegen, weiterhin visieren oder ablehnen. Gesperrt ist die nachträgliche Änderung oder Löschung durch Mitarbeitende.

Ablauf

1. Weitergeleitet: einzelne Tage werden an die Visierung weitergeleitet (nur in der Tagesansicht möglich).
2. Abschluss: die ganze Woche wird abgeschlossen.
3. Visierungsprozess: die Rapporte durchlaufen die hinterlegten Visierungsinstanzen.
4. Visiert: sobald alle Visierungsinstanzen durch sind, gilt der Rapport als visiert.

Wer darf abschliessen oder öffnen?

Woche abschliessen

• Mitarbeitende: die eigene Woche.
• Statisch zugewiesene Visierende: die Wochen der Mitarbeitenden, die ihnen im betreffenden Zeitraum über ihre statische Visierungszuordnung zugänglich sind. Dafür sind keine SU- oder FA-Rechte nötig.
• Super User (SU): für Mitarbeitende in den zugänglichen Gesellschaften.
• Full Access (FA): innerhalb der zugänglichen Firma oder Gesellschaft.
• System: optional automatisch zum Start einer neuen Abrechnungsperiode.

Die Regeln beim Abschluss gelten auch für berechtigte Personen.

Woche wieder öffnen

Zum Wiederöffnen braucht es SU oder FA für die betreffende Gesellschaft. Die statische Visierungszuordnung allein berechtigt nicht dazu.

Regeln beim Abschluss

• Offene Ablehnungen: Abgelehnte Rapporte müssen korrigiert oder neu eingereicht werden.
• Offene Absenzanträge: Eine Woche kann erst abgeschlossen werden, wenn alle betroffenen Absenzanträge entschieden oder storniert sind.
• Regelprüfungen: codeto report prüft automatisch (Pausen, Stunden, Kompensation etc.). Fehler verhindern den Abschluss. Warnungen müssen ausdrücklich bestätigt werden, danach lässt sich die Woche abschliessen.
• Automatisches Auffüllen: Ist eine Absenzart entsprechend konfiguriert, ergänzt codeto report fehlende Sollzeit beim Abschluss automatisch. Überschreitet die Dauer die konfigurierte Antragsschwelle, ist stattdessen ein Absenzantrag nötig.
• Sperre: nach dem Abschluss sind Einträge für Mitarbeitende schreibgeschützt. Zugewiesene Vorgesetzte können Rapporte, die bei ihnen zur Visierung liegen, weiterhin visieren oder ablehnen; SU und FA können in Ausnahmefällen wieder öffnen.

Bestätigung zählt bereits als Visum

Wenn du als Super User, Master oder statisch zugewiesene visierende Person eine Woche abschliesst und dabei die Regelverletzungen bestätigst, werden diese gleichzeitig in deinem Namen visiert. Beim späteren Visieren der Rapporte musst du dieselben Regelverletzungen deshalb nicht nochmals bestätigen. Die Rapporte durchlaufen weiterhin die hinterlegten Visierungsinstanzen.

Automatischer Abschluss

Vorperioden können beim Start einer neuen Lohn- oder Abrechnungsperiode automatisch geschlossen werden.

Wiedereröffnung

Abgeschlossene Wochen können mit Berechtigung wieder geöffnet werden. Die Wiedereröffnung erscheint im Umlaufprotokoll.

Ändert ein Super User einen Feiertag des laufenden Jahres rückwirkend, werden betroffene abgeschlossene Wochen automatisch wieder geöffnet. Die Saldi werden neu berechnet; nach der Kontrolle müssen die Wochen erneut abgeschlossen werden.

Geteilte Wochen bei Monatswechsel

Eine Woche über einen Monatswechsel kann offen, teilweise abgeschlossen oder vollständig abgeschlossen sein. Bei einer teilweise abgeschlossenen Woche bleibt der noch offene Teil bearbeitbar und wird mit dem entsprechenden Schlossstatus gekennzeichnet.